Was ist ein Airway Bill (AWB) und wie füllt man ihn Schritt für Schritt aus?

In der globalen Wirtschaft von heute müssen Unternehmen ihre Waren effizient, transparent und sicher international versenden. Um Luftfrachtsendungen zu erleichtern, ist eines der wichtigsten Dokumente, die Unternehmer kennen sollten, das Airway Bill (AWB). Trotz ihrer Bedeutung sind sich viele Unternehmer nicht bewusst, wie sich die AWB auf ihre Logistik auswirkt, von der Einhaltung der Vorschriften bis zur Kosteneffizienz.

In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie, was eine AWB ist, welche Bestandteile sie hat und welche Arten es gibt, wie Unternehmer eine AWB erstellen können und wie sie häufige Fehler vermeiden, die zu kostspieligen Fehlern oder Verzögerungen führen können.

Was ist ein Airway Bill (AWB)?

Ein Luftfrachtbrief (Airway Bill, AWB) ist ein rechtsverbindliches Transportdokument, das detaillierte Informationen über die auf dem Luftweg beförderten Waren enthält. Er dient als Vertrag zwischen dem Absender und dem Luftfrachtführer und dient als Empfangsbestätigung für die Waren. AWBs stellen sicher, dass die Sendung den Vorschriften entspricht und den Bestimmungsort sicher erreicht, was sie für Unternehmen, die im internationalen Handel tätig sind, unerlässlich macht.

Die AWB erfüllt mehrere wichtige Funktionen für den Luftverkehr:

• Es handelt sich um einen Beförderungsvertrag zwischen dem Absender und dem Frachtführer.
• Sie dient als Nachweis für den Empfang durch den Spediteur.
• Es bietet Details zur Sendungsverfolgung sowohl für den Versender als auch für den Empfänger.
• Sie stellt sicher, dass die Sendung den internationalen Lufttransportvorschriften entspricht.

Unternehmer, die sich mit Luftfracht befassen, müssen wissen, wie ein AWB genau auszufüllen ist, da es die Zollabfertigung erleichtert und einen reibungslosen Versandprozess gewährleistet.

Was sind die Voraussetzungen für einen Airway Bill (AWB)?

Damit eine AWB gültig ist, muss sie eine Reihe von Details enthalten. Diese Angaben sind für die Nachverfolgung und die Einhaltung der Vorschriften von entscheidender Bedeutung und gewährleisten, dass die Waren reibungslos durch den Zoll gehen und ihren Bestimmungsort ohne Probleme erreichen.

Zu den wichtigsten Elementen einer AWB gehören:

01 MAWB NO. (Master Air Waybill Number)
Die Nummer des Hauptluftfrachtbriefs besteht aus 11 Ziffern. Die ersten 3 Ziffern stehen für den dreistelligen Code der Fluggesellschaft, die letzten 8 Ziffern sind der Master Bill Sequence Code. Die letzte Ziffer ist eine Prüfziffer, die sich aus dem Rest der ersten 7 Ziffern geteilt durch 7 ergibt. Die Prüfziffer kann nur eine Zahl zwischen 0 und 6 sein. Zusätzlich befindet sich zwischen der dritten und vierten Ziffer in der Regel ein dreibuchstabiger Flughafencode.

02 HAWB NO. (Haus-Luftfrachtbriefnummer)
Die Haus-Luftfrachtbriefnummer wird normalerweise in der rechten oberen und unteren Ecke des Hausfrachtbriefs angegeben. Sie hat kein festes Format und wird vom Spediteur erstellt. Sie kann Abkürzungen des Namens des Spediteurs oder andere repräsentative Buchstaben enthalten. Handelt es sich um einen Stammfrachtbrief, wird in diesem Feld die Stammnummer angezeigt.

03 Name und Anschrift des Versenders
Füllen Sie das vollständiger Name, Anschrift und Kontaktinformationen des Versenders (z. B. Telefonnummer, Fax, E-Mail). Die Website Kontonummer des Versenders/Exporteurs ist in der Regel nicht erforderlich, es sei denn, der Beförderer verlangt dies ausdrücklich.

04 Luftfrachtbrief Ausgestellt von
Bei Hauptfrachtbriefen wird in diesem Abschnitt der Name, das Logo oder der Code der Fluggesellschaft angezeigt, was darauf hinweist, dass der Luftfrachtbrief von der Fluggesellschaft ausgestellt wurde. Bei Hausfrachtbriefen wird in diesem Abschnitt der Titel, das Logo oder eine andere Kennung des Spediteurs angezeigt, die besagt, dass der Frachtbrief vom Spediteur ausgestellt wurde. Der Begriff "Nicht verhandelbar" bedeutet, dass der Luftfrachtbrief nicht übertragbar ist.

05 Name und Anschrift des Empfängers
Geben Sie die vollständiger Name, Anschrift und Kontaktinformationen des Empfängers (z. B. Telefon, Fax, E-Mail). Die Website Kontonummer des Empfängers ist in der Regel nicht erforderlich, es sei denn, es wird ausdrücklich verlangt.

06 TEILNAHME
Dieser Abschnitt bezieht sich auf die Partei, die bei Ankunft der Sendung zu benachrichtigen ist. Bei Hausfrachtbriefen handelt es sich um den Agenten, der am Bestimmungsort informiert werden muss. Wenn der Empfänger der Agent ist, können Sie "SAME AS CONSIGNEE" schreiben. Bei Hauptfrachtbriefen werden in diesem Abschnitt in der Regel der Name und die Stadt des Agenten des ausstellenden Frachtführers angegeben, einschließlich der Kontaktdaten des Agenten.

07 IATA-Code des Agenten
Geben Sie die IATA CASS (Cargo Accounts Settlement System) Code des Spediteurs. Einige Fluggesellschaften verwenden diesen Code für die interne Systemverwaltung.

08 Konto-Nr.
Dieser Abschnitt bezieht sich auf das IATA-Verrechnungskonto des Spediteurs. Es sollte ausgefüllt werden, wenn es von der Fluggesellschaft verlangt wird.

09 Informationen zur Buchhaltung
Dieser Bereich umfasst häufig Begriffe wie "FRACHT IM VORAUS BEZAHLT" oder "UNFREI" geben Sie an, wie die Fracht bezahlt wird. Wenn die Fracht in bar oder per Scheck bezahlt wird, ist dies hier anzugeben.

10 Flughafen der Abreise
Geben Sie den aus drei Buchstaben bestehenden Code oder den vollständigen Namen des Abflughafens ein, z. B. CA

11 Referenznummer
Hier werden alle relevanten Bescheinigungen oder Dokumente angegeben. Wenn keine vorhanden sind, lassen Sie es leer.

12 Nach (Zielflughafen)
Geben Sie den aus drei Buchstaben bestehenden Code für den Zielflughafen ein. Handelt es sich um einen Transitflug, geben Sie den Code des ersten Transitflughafens an.

13 Durch Erstes Beförderungsunternehmen-Durch-Durch-Durch
Geben Sie den aus zwei Buchstaben bestehenden Code der ersten Fluggesellschaft ein. Wenn die Sendung mehrere Beförderer umfasst, geben Sie in den folgenden Feldern den Code des zweiten und dritten Beförderers sowie den entsprechenden Flughafencode an.

14 Währung
Geben Sie die am Ursprungsort verwendete Währung an, z. B. CNY für chinesische Yuan.

15 CHGS-Code (Gebührenordnung)
Dieser Abschnitt wird in der Regel für die elektronische Übermittlung von Luftfrachtbrief-Informationen verwendet und bleibt auf Papierausdrucken in der Regel leer.

16 WT/VAL (Weight Charge/Valuation Charge Zahlungsmethode)
PPD (vorausbezahlt) bedeutet, dass alle Gebühren im Voraus bezahlt werden, und COLL (Sammeln) bedeutet, dass die Gebühren am Zielort bezahlt werden. In der Regel ist der Hauptluftfrachtbrief mit "PPD" gekennzeichnet, während der Hausfrachtbrief mit "COLL" gekennzeichnet ist.

17 Sonstige Gebühren Zahlungsmethode
Ähnlich wie bei WT/VAL ist anzugeben, ob andere Gebühren (z. B. Bearbeitungsgebühren) im Voraus bezahlt oder erhoben werden.

18 Deklarierter Wert für die Beförderung
Dies ist der angegebene Wert der Waren für die Haftung des Beförderers. Wenn kein Wert angegeben wird, schreiben Sie "N.V.D" (Kein Wert deklariert).

19 Angemeldeter Wert für den Zoll
Dies ist der angemeldete Handelswert der Waren für die Zollabfertigung. Wenn die Waren keinen angemeldeten Handelswert haben, schreiben Sie "N.C.V." (Kein Handelswert). Wenn der Rechnungswert für den Zoll verwendet wird, schreiben Sie "AS PER INV."

20 Zielflughafen
Geben Sie den vollständigen Namen oder den aus drei Buchstaben bestehenden Code des Zielflughafens ein. Wenn Sie unsicher sind, können Sie auch den vollständigen Namen der Stadt angeben.

21 Flug/Datum
Geben Sie die Flugnummer und das Abflugdatum ein. Wenn es einen Anschlussflug gibt, geben Sie auch die zweite Flugnummer und das Datum an.

22 Höhe der Versicherung
Wenn die Waren durch die Fluggesellschaft oder den Spediteur versichert sind, tragen Sie hier die Versicherungssumme ein. Wenn keine Versicherung besteht, schreiben Sie "NIL" oder "XXX".

23 Informationen zur Handhabung
Verwenden Sie diesen Abschnitt, um alle besonderen Anforderungen an die Handhabung der Waren anzugeben (z. B. ob die Waren gefährliche Materialien enthalten oder eine besondere Verpackung erfordern). Hier können auch die Kontaktdaten der Kontaktperson für Notfälle angegeben werden.

24 No. of Piece RCP (Stückzahl und Tarifkombinationspunkt)
Geben Sie die Gesamtzahl der zu versendenden Stücke an. RCP bezieht sich auf den Tarifkombinationspunkt, der gilt, wenn verschiedene Tarife für verschiedene Teile der Sendung verwendet werden.

25 Bruttogewicht
Geben Sie das Bruttogewicht der Sendung ein, normalerweise mit einer Dezimalstelle.

26 Kg lb (Gewichtseinheit)
Geben Sie die verwendete Gewichtseinheit an: "K" für Kilogramm oder "L" für Pfund.

27 Klasse bewerten
Geben Sie den entsprechenden Tarifklassencode ein. Übliche Beispiele sind M für Minimum Charge, N für den Normalsatz, und Q für den Mengensatz.

28 Erzeugnis Nr.
Wenn die Tarifklasse warenspezifisch ist, geben Sie hier die Warenpositionsnummer ein.

29 Anrechenbares Gewicht
Das anrechenbare Gewicht ist der größere Wert aus Bruttogewicht und Volumengewicht.

30 Tarif/Gebühr
Geben Sie den Satz pro Einheit des anrechenbaren Gewichts an.

31 Insgesamt
Berechnen Sie die Gesamtfrachtkosten, indem Sie den Tarif mit dem anrechenbaren Gewicht multiplizieren, und geben Sie diese ein.

32 Art und Menge der Waren
Geben Sie die genaue Beschreibung und Menge der Waren an. Wenn es sich um gefährliche Güter handelt, müssen diese zuerst aufgeführt werden. Allgemeine Begriffe sollten vermieden werden; seien Sie so spezifisch wie möglich.

33 Gewicht Ladung
Wenn die Frachtkosten im Voraus bezahlt wurden, geben Sie den Betrag in das Feld Vorausbezahlte Wenn es sich um einen Sammelbetrag handelt, geben Sie den Betrag in das Feld Sammeln Sie Box.

34 Gebühr für die Bewertung
Ähnlich wie bei der Gewichtsgebühr, wenn sie im Voraus bezahlt wird, geben Sie die Bewertungsgebühr in das Feld Vorausbezahlte Feld; falls gesammelt, verwenden Sie das Sammeln Sie Box.

35 Steuer
Geben Sie den Steuerbetrag ein, wobei die vorausgezahlten Steuern unter Vorauszahlung und die gesammelten Steuern unter Sammeln aufgeführt sind.

36 Gesamtbetrag der sonstigen fälligen Entgelte Agent
Geben Sie den Gesamtbetrag der sonstigen Gebühren an, die dem Vermittler geschuldet werden, je nachdem, ob es sich um Vorauszahlung oder Inkasso handelt.

37 Gesamtbetrag der sonstigen Gebühren Fuhrunternehmer
Geben Sie den Gesamtbetrag der sonstigen an den Betreiber zu zahlenden Gebühren unter Vorauszahlung oder R-Gespräch ein.

38 Vorausbezahlte Beträge/Gesamteinnahmen
Addieren Sie die Summe der vorausbezahlten Gebühren und die Summe der Inkassogebühren und tragen Sie sie in die entsprechenden Felder ein.

39 Währungsumrechnungskurse
Geben Sie den Umrechnungskurs für die Währung des Ziellandes ein.

40 CC-Gebühren in Zielwährung
Berechnen und geben Sie den fälligen Betrag in der Währung des Ziellandes ein, basierend auf den gesamten Inkassogebühren.

41 Sonstige Kosten
Geben Sie alle zusätzlichen Gebühren an, unabhängig davon, ob es sich um vorausbezahlte oder eingezogene Gebühren handelt, und verwenden Sie die entsprechenden Codes (z. B. AWC für Luftfrachtbriefgebühr, MYC/FSC für Treibstoffzuschlag).

42 Unterschrift des Versenders oder seines Bevollmächtigten
Geben Sie den Namen des Versenders oder Spediteurs an und bringen Sie eine Unterschrift oder einen Stempel an.

43 Ausgeführt am-Datum-am-Ort-Unterschrift der ausstellenden Stelle
Geben Sie das Datum, den Ort und die Unterschrift oder den Stempel der ausstellenden Stelle an. Das Datum wird normalerweise im Format Tag/Monat/Jahr angegeben.

44 Gebühren am Bestimmungsort
Dieser Abschnitt wird vom Beförderer am Bestimmungsort ausgefüllt und enthält alle anfallenden Gebühren.

45 Total Collect Charges
Geben Sie den Gesamtbetrag der bei der Ankunft fälligen Abholgebühren ein.

Diese Elemente sind wichtig, um sicherzustellen, dass die Sendung rechtsverbindlich ist und den internationalen Luftfrachtbestimmungen entspricht. AWBs sind nicht verhandelbar, d. h. sie können nach ihrer Ausstellung nicht auf eine andere Partei übertragen werden.

Wer ist für das Ausfüllen der AWB verantwortlich?

Für das Ausfüllen der AWB sind gemeinsam verantwortlich: die Verlader und die Träger.

• Die Verlader ist verantwortlich für die Bereitstellung genauer Informationen über die Waren, ihre Menge, ihren Wert und etwaige besondere Handhabungsanforderungen.
• Die Träger fügt Informationen zu den Flugdetails, der Fluggesellschaft und dem Zielort hinzu.

Diese doppelte Verantwortung gewährleistet, dass das Dokument korrekt und rechtsverbindlich ist. Die AWB fungiert als Vertrag nach Treu und Glauben, der sowohl die Verpflichtungen des Verladers als auch die des Beförderers festlegt und sie im Falle von Streitigkeiten schützt.

Die Unterschrift des Frachtführers auf der AWB dient als Empfangsnachweis und gewährleistet, dass der Frachtführer die Verantwortung für die Sendung übernommen hat.

Arten von Luftfrachtbriefen: Master Air Waybill (MAWB) und House Air Waybill (HAWB)

Unternehmer, die mit Luftfracht zu tun haben, werden mit zwei Hauptarten von AWBs konfrontiert: die Master Air Waybill (MAWB) und die House Air Waybill (HAWB). Das Verständnis der Unterschiede zwischen diesen Dokumenten ist für eine effiziente Logistikverwaltung von entscheidender Bedeutung.

1. Master Air Waybill (MAWB):
   • Wird direkt von der Fluggesellschaft ausgestellt.
   • Dient als Vertrag zwischen dem Versender und der Fluggesellschaft.
   • Es wird verwendet, wenn der Versender direkt mit der Fluggesellschaft einen Vertrag über die Beförderung abschließt.
2. House Air Waybill (HAWB):
   • Ausgestellt von einem Spediteur.
   • Stellt den Vertrag zwischen dem Verlader und dem Spediteur dar.
   • Wird verwendet, wenn ein Spediteur Sendungen von mehreren Versendern zu einer Hauptsendung zusammenfasst.

Diese Unterscheidungen sind für Unternehmer von entscheidender Bedeutung, wenn sie entscheiden, ob sie direkt mit einer Fluggesellschaft oder über einen Spediteur arbeiten wollen.

Wie man eine AWB-Nummer generiert

Die AWB-Nummer ist eine eindeutige Kennung, die die Verfolgung und Dokumentation der Sendung ermöglicht. Für Unternehmer ist das Wissen um die Erstellung und Verwaltung einer AWB-Nummer der Schlüssel zu einem effektiven Logistikmanagement.

AWB-Nummern können manuell oder mit digitalen Tools erstellt werden. Viele Logistikunternehmen verwenden Tools wie das AWB-Generator Chrome-Erweiterung, die automatisch gültige AWB-Nummern generiert, die die erforderlichen Standards für den internationalen Versand erfüllen.

Eine AWB-Nummer besteht aus:

• Der Code der Fluggesellschaft (3-stellig).
• Eine Seriennummer (8 Ziffern).

Eine AWB-Nummer könnte zum Beispiel so aussehen: 123-12345678.

Diese eindeutige Nummer wird verwendet, um die Sendung während ihrer gesamten Reise zu verfolgen, und bietet Transparenz für den Versender, den Spediteur und den Empfänger.

Warum ist die AWB für Unternehmer wichtig?

Für Unternehmen spielt die AWB eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung eines sicheren und legalen Lufttransports von Waren. Hier sind einige Gründe, warum eine AWB unerlässlich ist:

1. Rechtlich bindender Vertrag: Die AWB fungiert als Beförderungsvertrag und schützt sowohl den Verlader als auch den Beförderer im Falle von Streitigkeiten über verloren gegangene oder beschädigte Güter.
2. Zollabfertigung: Die AWB liefert den Zollbehörden die Informationen, die sie benötigen, um Waren schnell und effizient abzufertigen und so Verzögerungen zu vermeiden.
3. Nachverfolgung: Mit der AWB-Nummer können Unternehmer ihre Sendungen in Echtzeit verfolgen, was für Transparenz sorgt und das Risiko von verlorenen oder verspäteten Waren minimiert.
4. Dokumentation: Die AWB dient als Wareneingang und stellt sicher, dass die Sendung vom Ursprung bis zum Bestimmungsort ordnungsgemäß dokumentiert ist.

Für Unternehmen, die im internationalen Handel tätig sind, ist die AWB nicht nur eine Formalität, sondern ein wichtiger Teil des Versandprozesses, der dazu beiträgt, Risiken zu verringern und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

AWB-Tracking: Wie funktioniert es?

Die AWB-Verfolgung ist eine wichtige Funktion, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Sendungen in jeder Phase der Reise zu überwachen. Durch die Verwendung der eindeutigen AWB-Nummer können Versender und Empfänger über die Website des Spediteurs oder die Plattform eines dritten Logistikanbieters auf Aktualisierungen der Sendungsverfolgung zugreifen.

Die Nachverfolgung bietet die folgenden Vorteile:

• Aktualisierungen in Echtzeit: Sie erhalten Live-Informationen über den Standort und den Status der Sendung.
• Lieferbestätigung: Lassen Sie sich benachrichtigen, wenn die Sendung am Bestimmungsort eingetroffen ist.
• Problemwarnungen: Bei Verzögerungen oder Problemen mit der Sendung ermöglicht die Sendungsverfolgung eine sofortige Benachrichtigung, so dass der Versender Korrekturmaßnahmen ergreifen kann.

Für Unternehmen geht es bei der Nachverfolgung nicht nur darum, zu wissen, wo sich die Waren befinden, sondern auch darum, die Effizienz und Transparenz der Lieferkette zu gewährleisten.

Luftfrachtbrief vs. Konnossement: Was ist der Unterschied?

Während sowohl die Airway Bill (AWB) und die Konnossement (BOL) als Versanddokumente dienen, unterscheiden sie sich in wesentlichen Punkten, insbesondere hinsichtlich der von ihnen abgedeckten Verkehrsträger und ihres rechtlichen Status.

1. Airway Bill (AWB):
   • Speziell für Luftfracht.
   • Nicht verhandelbar, d. h. sie kann nicht auf eine andere Partei übertragen werden.
   • Dient als Quittung, Nachverfolgungsinstrument und Beförderungsvertrag.
2. Konnossement (BOL):
   • Für den See-, Land- und multimodalen Verkehr.
   • Sie können handelbar sein, d. h. das Eigentum an den Waren kann übertragen werden.
   • Serves as proof of ownership, a contract of carriage, and a document for claiming goods.

For business owners, knowing when to use an AWB or a BOL is crucial, depending on the mode of transport and the nature of the shipment.

The Transition from Paper AWB to e-AWB

The logistics industry is undergoing a digital transformation, and one of the most significant changes is the shift from paper-based AWBs to electronic AWBs (e-AWB). This shift is designed to improve efficiency and reduce errors in the shipping process.

Benefits of e-AWBs for Business Owners:

• Reduced Paperwork: With e-AWBs, there’s no need to print and manually sign physical documents, reducing administrative work.
• Faster Processing: Electronic documentation can be processed faster than traditional paper AWBs, speeding up the shipping process.
• Fewer Errors: Digital forms reduce the likelihood of errors caused by manual data entry.

For business owners, adopting e-AWBs can result in significant time savings and increased accuracy in logistics operations.

Common Mistakes to Avoid When Using an AWB

Even though filling out an AWB might seem straightforward, business owners often make common mistakes that can lead to delays, disputes, or additional costs. Here are some key mistakes to avoid:

1. Inaccurate Information: Providing incorrect details about the shipment, such as the wrong consignee or incorrect declared value, can lead to delays or disputes.
2. Unvollständige Dokumentation: Failing to include critical information like special handling instructions can cause issues during transport.
3. Missachtung von Zollvorschriften: Each country has its own set of customs requirements. Ensuring that your AWB complies with these regulations is crucial for smooth shipping.
4. Forgetting to Insure the Shipment: Not including insurance details in the AWB leaves the shipment unprotected in case of damage or loss.

By avoiding these mistakes, business owners can ensure a smoother, more efficient shipping process.

Schlussfolgerung

In conclusion, an Airway Bill (AWB) is an indispensable document for business owners involved in international air shipments. From ensuring that goods are shipped securely and on time to providing a legal framework for transport, the AWB plays a crucial role in modern logistics. By understanding its requirements, types, and tracking capabilities, businesses can streamline their shipping processes and avoid costly mistakes.

For businesses that ship goods via air, the AWB is more than just a document—it’s a critical tool for ensuring that shipments arrive safely and on time, with all legal requirements met.