Qué es una guía aérea (AWB) y cómo cumplimentarla Paso a paso

En la economía global de hoy en día, los empresarios deben enviar mercancías internacionalmente con eficacia, transparencia y seguridad. Para facilitar los envíos aéreos, uno de los documentos más importantes que los empresarios deben conocer es el Guía aérea (AWB). A pesar de su importancia, muchos empresarios desconocen cómo repercute la AWB en su logística, desde el cumplimiento hasta la rentabilidad.

En esta completa guía, nos adentraremos en qué es una AWB, sus componentes y diferentes tipos, cómo pueden los empresarios generar una AWB y cómo evitar errores comunes que pueden dar lugar a costosos errores o retrasos.

¿Qué es una guía aérea (AWB)?

Una carta de porte aéreo (AWB) es un documento de transporte legalmente vinculante que proporciona información detallada sobre las mercancías enviadas por vía aérea. Actúa como un contrato entre el expedidor y el transportista y sirve como recibo de las mercancías. Las AWB garantizan que el envío cumple la normativa y llega a su destino de forma segura, por lo que resultan esenciales para las empresas dedicadas al comercio internacional.

La AWB desempeña varias funciones cruciales para el transporte aéreo:

• Se trata de un contrato de transporte entre el cargador y el transportista.
• Sirve de justificante de recepción por parte del transportista.
• Ofrece detalles de seguimiento tanto para el remitente como para el destinatario.
• Garantiza que el envío cumple la normativa internacional de transporte aéreo.

Los empresarios que se dedican al transporte aéreo de mercancías deben saber cómo cumplimentar una AWB con precisión, ya que facilita el despacho de aduanas y garantiza un proceso de envío sin problemas.

¿Qué requisitos debe cumplir una guía aérea?

Para que una AWB sea válida, debe incluir un conjunto específico de detalles. Estos datos son cruciales para el seguimiento y el cumplimiento de la normativa, ya que garantizan que las mercancías pasen sin problemas por la aduana y lleguen a su destino sin problemas.

Entre los elementos clave de una AWB se incluyen:

01 MAWB NO. (Master Air Waybill Number)
The master air waybill number consists of 11 digits. The first 3 digits represent the airline's three-digit code, and the last 8 digits consist of the master bill sequence code. The last digit is a check digit, calculated as the remainder of the first 7 digits divided by 7. The check digit can only be a number between 0 and 6. Additionally, there is typically a three-letter airport code between the third and fourth digits.

02 HAWB NO. (Número de guía aérea)
El número de la guía aérea nacional suele aparecer en las esquinas superior derecha e inferior derecha de la guía aérea nacional. No tiene un formato fijo y lo crea el transitario. Puede incluir abreviaturas del nombre del transitario u otras letras representativas. Si se trata de una carta de porte maestra, este campo mostrará el número maestro.

03 Nombre y dirección del remitente
Rellene el nombre completo, dirección e información de contacto del remitente (por ejemplo, número de teléfono, fax, correo electrónico). En Número de cuenta del expedidor/exportador no suele ser necesario a menos que el transportista lo solicite expresamente.

04 Carta de porte aéreo emitida por
For master waybills, this section will display the airline's name, logo, or code, indicating that the air waybill was issued by the airline. For house waybills, this section will display the freight forwarder’s title, logo, or other identifier, indicating the bill was issued by the forwarder. The term "Not Negotiable" means the air waybill is non-transferable.

05 Nombre y dirección del destinatario
Introduzca el nombre completo, dirección e información de contacto del destinatario (por ejemplo, teléfono, fax, correo electrónico). La dirección Número de cuenta del destinatario no suele ser necesario a menos que se solicite expresamente.

06 NOTIFICAR A LA PARTE
This section refers to the party to be notified upon the arrival of the shipment. In the case of house waybills, this refers to the agent who must be informed at the destination. If the consignee is the agent, you can write "SAME AS CONSIGNEE." For master waybills, this section usually lists the issuing carrier’s agent name and city, including the agent’s contact details.

07 Código IATA del agente
Introduzca el freight forwarder's IATA CASS (Cargo Accounts Settlement System) code. Algunas compañías aéreas utilizan este código para la gestión interna del sistema.

08 Nº de cuenta
Esta sección se refiere a la cuenta de liquidación IATA del transitario. Deberá rellenarse si así lo requiere la compañía aérea.

09 Información contable
Este campo incluye a menudo términos como "FLETE PREPAGADO" o "FLETE POR COBRAR" para indicar cómo se paga el flete. Si el flete se paga en efectivo o con cheque, indíquelo aquí.

10 Aeropuerto de salida
Introduzca el código de tres letras o el nombre completo del aeropuerto de salida, por ejemplo CA

11 Número de referencia
Se utiliza para hacer referencia a cualquier certificado o documento pertinente. Si no hay ninguno, déjelo en blanco.

12 A (Aeropuerto de destino)
Introduzca el código de tres letras del aeropuerto de destino. Si el vuelo incluye tránsito, introduce el código del primer aeropuerto de tránsito.

13 Por First Carrier-To-By-To-By
Introduzca el código de dos letras del primer transportista. Si el envío implica a varios transportistas, introduzca los códigos del segundo y tercer transportista y sus correspondientes códigos de aeropuerto en los siguientes campos.

14 Moneda
Indique la moneda utilizada en origen, por ejemplo CNY para el yuan chino.

15 Código CHGS (Código de cargos)
Esta sección se utiliza generalmente para la transmisión electrónica de la información de la guía aérea y suele dejarse en blanco en las copias en papel.

16 WT/VAL (Weight Charge/Valuation Charge Payment Method)
PPD (Prepago) significa que todos los gastos se pagan por adelantado, y COLL (Recoger) means charges are paid at the destination. Usually, the master air waybill is marked as "PPD," while the house waybill is marked as "COLL."

17 Otros gastos Forma de pago
De forma similar a WT/VAL, indique si otros gastos (como los gastos de gestión) se pagan por adelantado o se cobran.

18 Valor declarado para el transporte
Es el valor declarado de la mercancía para la responsabilidad del transportista. Si no se declara ningún valor, escriba "N.V.D" (Sin valor declarado).

19 Valor declarado en aduana
Este es el valor comercial declarado de las mercancías para el despacho de aduana. Si las mercancías no tienen valor comercial declarado, escriba "N.C.V" (Sin valor comercial). Si el valor de la factura se utiliza para las aduanas, escriba "SEGÚN INV."

20 Aeropuerto de destino
Escriba el nombre completo o el código de tres letras del aeropuerto de destino. Si no está seguro, puede escribir el nombre completo de la ciudad.

21 Vuelo/Fecha
Introduzca el número de vuelo y la fecha de salida. Si hay un vuelo de conexión, incluya también el número y la fecha del segundo vuelo.

22 Importe del seguro
Si la mercancía está asegurada por la compañía aérea o el transportista, indique aquí el importe asegurado. Si no está asegurada, escriba "NULO" o "XXX".

23 Manejo de la información
Utilice esta sección para incluir cualquier requisito especial de manipulación de las mercancías (por ejemplo, si las mercancías contienen materiales peligrosos o requieren un embalaje especial). También pueden anotarse aquí los datos del contacto de emergencia.

24 Número de piezas RCP (número de piezas y punto de combinación de tasas)
Indique el número total de piezas que se envían. RCP se refiere al punto de combinación de tarifas, que se aplica cuando se utilizan diferentes tarifas para distintas partes del envío.

25 Peso bruto
Introduzca el peso bruto del envío, normalmente con un decimal.

26 Kg lb (Unidad de peso)
Indicar la unidad de peso utilizada: "K" para kilogramos o "L" por libras.

27 Clase de tarifa
Introduzca el código de clase de tarifa aplicable. Algunos ejemplos comunes son M por un cargo mínimo, N para el tipo normal, y Q para la tasa por cantidad.

28 Artículo No.
Si la clase de tarifa es específica de un producto, introduzca aquí el número de artículo del producto.

29 Peso Imponible
El peso imponible es el mayor entre el peso bruto y el peso volumétrico.

30 Tarifa/Cargo
Introduzca la tarifa por unidad de peso imputable.

31 Total
Calcule e introduzca los gastos totales de transporte multiplicando la tarifa por el peso facturable.

32 Naturaleza y cantidad de los bienes
Facilite la descripción y la cantidad de mercancías de forma detallada. Si se trata de mercancías peligrosas, deben enumerarse en primer lugar. Deben evitarse los términos generales; sea lo más específico posible.

33 Cargo por peso
Si los gastos de transporte se pagan por adelantado, introduzca el importe en el campo Prepago si es a cobro revertido, introduzca el importe en la casilla Recoger caja.

34 Cargo por valoración
De forma similar a la tasa de peso, si se paga por adelantado, introduzca la tasa de valoración en la casilla Prepago si se recoge, utilice la casilla Recoger caja.

35 Impuesto
Introduzca el importe del impuesto, con los impuestos prepagados en Prepagados y los impuestos recaudados en Recaudar.

36 Total otros gastos debidos Agente
Introduzca el total de los demás gastos adeudados al agente, según sean de prepago o de cobro revertido.

37 Total otros gastos adeudados Transportista
Ingrese el total de otros cargos adeudados al transportista, en Prepago o Cobro según corresponda.

38 Total prepagado/total cobrado
Sume el total de gastos prepagados y el total de gastos por cobrar e introdúzcalos en las casillas correspondientes.

39 Tipos de cambio
Introduzca el tipo de conversión de la moneda del país de destino.

40 Gastos de CC en la moneda de destino
Calcule e introduzca el importe adeudado en la moneda del país de destino, en función del total de gastos a cobrar.

41 Otros gastos
Enumere todos los gastos adicionales, ya sean de prepago o a cobrar, utilizando los códigos apropiados (por ejemplo, AWC para la tasa de guía aérea, MYC/FSC para el recargo por combustible).

42 Firma del expedidor o de su agente
Introduzca el nombre del expedidor o transitario y ponga una firma o sello.

43 Executed on-Date at-Place-Signature of Issuing Branch
Introduzca la fecha, el lugar y la firma o el sello de la sucursal emisora. Las fechas suelen escribirse en el formato día/mes/año.

44 Gastos en destino
Esta sección la cumplimenta el transportista en el lugar de destino e incluye los gastos aplicables.

45 Cobro total
Introduzca el total de gastos a cobrar a la llegada.

Estos elementos son esenciales para garantizar que el envío sea jurídicamente vinculante y cumpla la normativa internacional sobre transporte aéreo. Las AWB son instrumentos no negociables, lo que significa que no pueden transferirse a otra parte una vez emitidas.

¿Quién es responsable de cumplimentar la AWB?

La realización de la AWB es una responsabilidad compartida entre el expedidor y el portador.

• En expedidor es responsable de proporcionar información precisa sobre la mercancía, su cantidad, valor y cualquier requisito especial de manipulación.
• En portador añade información relacionada con los detalles del vuelo, la compañía aérea y el destino.

This dual responsibility ensures that the document is accurate and legally binding. The AWB acts as a contract of good faith, outlining both the shipper's and carrier's obligations and protecting them in case of disputes.

La firma del transportista en la AWB sirve de acuse de recibo y garantiza que el transportista se ha hecho responsable del envío.

Tipos de guías aéreas: Carta de porte aéreo principal (MAWB) y Carta de porte aéreo interno (HAWB)

Los empresarios que se dedican al transporte aéreo de mercancías se encontrarán con dos tipos principales de AWB: el Conocimiento aéreo principal (MAWB) y el Conocimiento aéreo interno (HAWB). Comprender las diferencias entre estos documentos es crucial para gestionar la logística con eficacia.

1. Conocimiento aéreo principal (MAWB):
   • Expedido directamente por la compañía aérea.
   • Sirve de contrato entre el expedidor y la compañía aérea.
   • Se utiliza cuando el expedidor contrata directamente el transporte con la compañía aérea.
2. Conocimiento aéreo interno (HAWB):
   • Emitido por un transitario.
   • Representa el contrato entre el expedidor y el transitario.
   • Se utiliza cuando un transitario consolida envíos de varios expedidores en un envío maestro.

Estas distinciones son vitales para los empresarios a la hora de decidir si trabajar directamente con una compañía aérea o a través de un transitario.

Cómo generar un número AWB

En Número AWB es un identificador único que permite el seguimiento y la documentación del envío. Para los empresarios, entender cómo generar y gestionar un número AWB es clave para una gestión logística eficaz.

Los números AWB pueden generarse manualmente o mediante herramientas digitales. Muchas empresas de logística utilizan herramientas como el Generador AWB Extensión de Chrome, que genera automáticamente números AWB válidos que cumplen las normas exigidas para envíos internacionales.

Un número AWB consta de:

• El código de la compañía aérea (3 dígitos).
• Un número de serie (8 dígitos).

Por ejemplo, un número AWB podría tener este aspecto: 123-12345678.

Este número único se utiliza para rastrear el envío a lo largo de todo su trayecto y proporciona transparencia al remitente, al transportista y al destinatario.

¿Por qué es importante la AWB para los empresarios?

Para los empresarios, la AWB desempeña un papel crucial a la hora de garantizar el transporte seguro y legal de mercancías por vía aérea. He aquí varias razones por las que una AWB es esencial:

1. Contrato jurídicamente vinculante: La AWB actúa como contrato de transporte, protegiendo tanto al cargador como al transportista en caso de litigio por mercancías perdidas o dañadas.
2. Despacho de aduanas: La AWB proporciona a las autoridades aduaneras la información necesaria para despachar las mercancías con rapidez y eficacia, reduciendo los retrasos.
3. Seguimiento: El número AWB permite a los empresarios hacer un seguimiento de sus envíos en tiempo real, garantizando la transparencia y minimizando el riesgo de pérdida o retraso de las mercancías.
4. Documentación: La AWB sirve como recibo de las mercancías, garantizando que el envío esté debidamente documentado desde el origen hasta el destino.

Para los empresarios que se dedican al comercio internacional, la AWB no es sólo una formalidad; es una parte fundamental del proceso de envío que ayuda a reducir riesgos y a garantizar el cumplimiento de la normativa.

Seguimiento de AWB: ¿cómo funciona?

AWB tracking is an essential feature that allows business owners to monitor their shipments at every stage of the journey. By using the unique AWB number, shippers and consignees can access tracking updates through the carrier's website or a third-party logistics provider’s platform.

El seguimiento ofrece las siguientes ventajas:

• Actualizaciones en tiempo real: Receive live information about the shipment's location and status.
• Confirmación de entrega: Reciba una notificación cuando el envío llegue a su destino final.
• Alertas de problemas: Si hay retrasos o problemas con el envío, el seguimiento permite alertas inmediatas, para que el expedidor pueda tomar medidas correctivas.

Para los empresarios, el seguimiento no consiste sólo en saber dónde están las mercancías, sino en garantizar la eficacia y transparencia de la cadena de suministro.

Carta de porte aéreo frente a conocimiento de embarque: ¿Cuál es la diferencia?

Aunque tanto el Guía aérea (AWB) y el Conocimiento de embarque (BOL) sirven como documentos de embarque, difieren en aspectos significativos, sobre todo en lo que respecta a los modos de transporte que cubren y a su estatuto jurídico.

1. Guía aérea (AWB):
   • Específico del transporte aéreo de mercancías.
   • No negociable, lo que significa que no puede transferirse a otra parte.
   • Funciona como recibo, herramienta de seguimiento y contrato de transporte.
2. Conocimiento de embarque (BOL):
   • Se utiliza para el transporte marítimo, terrestre y multimodal.
   • Pueden ser negociables, lo que significa que la propiedad de los bienes puede transferirse.
   • Sirve como prueba de propiedad, contrato de transporte y documento para reclamar mercancías.

Para los empresarios, saber cuándo utilizar una AWB o una BOL es crucial, dependiendo del modo de transporte y de la naturaleza del envío.

La transición de la AWB en papel a la e-AWB

La industria logística está experimentando una transformación digital, y uno de los cambios más significativos es el paso de las AWB en papel a las AWB en papel. AWB electrónicas (e-AWB). Este cambio está diseñado para mejorar la eficiencia y reducir los errores en el proceso de envío.

Ventajas de las e-AWB para los empresarios:

• Reducción del papeleo: Con los e-AWB no es necesario imprimir y firmar manualmente documentos físicos, lo que reduce el trabajo administrativo.
• Procesamiento más rápido: La documentación electrónica puede procesarse más rápidamente que las tradicionales AWB en papel, lo que acelera el proceso de envío.
• Menos errores: Los formularios digitales reducen la probabilidad de errores causados por la introducción manual de datos.

Para los empresarios, la adopción de las e-AWB puede suponer un importante ahorro de tiempo y una mayor precisión en las operaciones logísticas.

Errores comunes que deben evitarse al utilizar una AWB

Aunque cumplimentar una AWB pueda parecer sencillo, los empresarios suelen cometer errores comunes que pueden provocar retrasos, disputas o costes adicionales. Estos son algunos de los principales errores que hay que evitar:

1. Información inexacta: Facilitar datos incorrectos sobre el envío, como un destinatario equivocado o un valor declarado incorrecto, puede dar lugar a retrasos o litigios.
2. Documentación incompleta: No incluir información crítica, como instrucciones especiales de manipulación, puede causar problemas durante el transporte.
3. Ignorar la normativa aduanera: Cada país tiene sus propios requisitos aduaneros. Asegurarse de que su AWB cumple estas normativas es crucial para un envío sin problemas.
4. Olvidarse de asegurar el envío: No incluir los detalles del seguro en la AWB deja el envío desprotegido en caso de daño o pérdida.

Evitando estos errores, los empresarios pueden garantizar un proceso de envío más fluido y eficaz.

Conclusión

En conclusión, una carta de porte aéreo (AWB) es un documento indispensable para los empresarios que participan en envíos aéreos internacionales. Desde garantizar que las mercancías se envían de forma segura y puntual hasta proporcionar un marco legal para el transporte, la AWB desempeña un papel crucial en la logística moderna. Al conocer sus requisitos, tipos y capacidades de seguimiento, las empresas pueden agilizar sus procesos de envío y evitar costosos errores.

For businesses that ship goods via air, the AWB is more than just a document—it's a critical tool for ensuring that shipments arrive safely and on time, with all legal requirements met.