Dans l'économie mondiale d'aujourd'hui, les chefs d'entreprise doivent expédier des marchandises à l'échelle internationale avec efficacité, transparence et sécurité. Pour faciliter les expéditions aériennes, l'un des documents les plus importants que les chefs d'entreprise doivent connaître est le Projet de loi sur les voies aériennes (AWB). Malgré son importance, de nombreux entrepreneurs ignorent l'impact de la LTA sur leur logistique, qu'il s'agisse de conformité ou de rentabilité.
Dans ce guide complet, nous verrons ce qu'est une AWB, ses composantes et ses différents types, comment les propriétaires d'entreprises peuvent générer une AWB et comment éviter les erreurs courantes qui peuvent entraîner des erreurs ou des retards coûteux.
Qu'est-ce qu'une lettre de transport aérien (LTA) ?
Une lettre de transport aérien (LTA) est un document de transport juridiquement contraignant qui fournit des informations détaillées sur les marchandises expédiées par voie aérienne. Elle fait office de contrat entre l'expéditeur et le transporteur et sert de récépissé des marchandises. Les LTA garantissent que l'envoi respecte les réglementations et arrive à destination en toute sécurité, ce qui les rend essentielles pour les entreprises impliquées dans le commerce international.
L'AWB assure plusieurs fonctions cruciales pour le transport aérien :
- Il s'agit d'un contrat de transport entre l'expéditeur et le transporteur.
- Il sert de preuve de réception par le transporteur.
- Il fournit des informations de suivi pour l'expéditeur et le destinataire.
- Il veille à ce que l'envoi soit conforme aux réglementations internationales en matière de transport aérien.
Les chefs d'entreprise qui pratiquent le fret aérien doivent savoir comment remplir une LTA avec précision, afin de faciliter le dédouanement et de garantir un processus d'expédition sans heurts.
Quelles sont les conditions requises pour une lettre de transport aérien (LTA) ?
Pour qu'une LTA soit valide, elle doit comporter un ensemble spécifique de détails. Ces détails sont essentiels pour le suivi et la conformité, car ils garantissent que les marchandises passent la douane sans encombre et atteignent leur destination sans problème.
Les éléments clés d'un AWB sont les suivants
01 N° MAWB (numéro de la lettre de transport aérien principale)
Le numéro de la lettre de transport aérien principale se compose de 11 chiffres. Les trois premiers chiffres représentent le code à trois chiffres de la compagnie aérienne, et les huit derniers chiffres constituent le code de séquence de la lettre de transport aérien principale. Le dernier chiffre est un chiffre de contrôle, calculé comme le reste des 7 premiers chiffres divisé par 7. Le chiffre de contrôle ne peut être qu'un nombre compris entre 0 et 6. En outre, un code d'aéroport à trois lettres figure généralement entre les troisième et quatrième chiffres.
02 HAWB NO. (numéro de la lettre de transport aérien)
Le numéro de la lettre de transport aérien est généralement indiqué en haut à droite et en bas à droite de la lettre de transport. Il n'a pas de format fixe et est créé par le transitaire. Il peut inclure des abréviations du nom du transitaire ou d'autres lettres représentatives. S'il s'agit d'une lettre de transport principale, ce champ affiche le numéro de la lettre de transport principale.
03 Nom et adresse de l'expéditeur
Remplir le le nom complet, l'adresse et les coordonnées de l'expéditeur (par exemple, numéro de téléphone, télécopie, courrier électronique). Les Numéro de compte de l'expéditeur/exportateur n'est généralement pas nécessaire, sauf si le transporteur le demande expressément.
04 Lettre de transport aérien émise par
Pour les lettres de transport principales, cette section affiche le nom, le logo ou le code de la compagnie aérienne, indiquant que la lettre de transport aérien a été émise par la compagnie aérienne. Pour les lettres de transport internes, cette section affiche le titre, le logo ou tout autre identifiant du transitaire, indiquant que la lettre de transport a été émise par le transitaire. Le terme "non négociable" signifie que la lettre de transport aérien n'est pas transférable.
05 Nom et adresse du destinataire
Saisir le le nom complet, l'adresse et les coordonnées du destinataire (par exemple, téléphone, télécopie, courrier électronique). Les Numéro de compte du destinataire n'est généralement pas nécessaire, sauf demande expresse.
06 NOTIFY PARTY
Cette section fait référence à la partie qui doit être notifiée à l'arrivée de l'envoi. Dans le cas des lettres de voiture, il s'agit de l'agent qui doit être informé à destination. Si le destinataire est l'agent, vous pouvez écrire "SAME AS CONSIGNEE". Pour les lettres de voiture principales, cette section mentionne généralement le nom et la ville de l'agent du transporteur émetteur, ainsi que les coordonnées de l'agent.
07 Code IATA de l'agent
Saisir le le code IATA CASS (Cargo Accounts Settlement System) du transitaire. Certaines compagnies aériennes utilisent ce code pour la gestion de leur système interne.
08 Numéro de compte
Cette section fait référence au compte de règlement IATA du transitaire. Elle doit être remplie si la compagnie aérienne l'exige.
09 Informations comptables
Ce domaine comprend souvent des termes tels que "FRET PAYÉ D'AVANCE" ou "FRET EN PORT DÛ" pour indiquer comment le fret est payé. Si le fret est payé en espèces ou par chèque, indiquez-le ici.
10 Aéroport de départ
Indiquer le code à trois lettres ou le nom complet de l'aéroport de départ, par exemple CA
11 Numéro de référence
Ce champ est utilisé pour référencer tout certificat ou document pertinent. S'il n'y en a pas, laissez le champ vide.
12 Vers (Aéroport de destination)
Indiquez le code à trois lettres de l'aéroport de destination. Si le vol est en transit, indiquez le premier code de l'aéroport de transit.
13 Par le premier transporteur-To-By-To-By
Saisissez le code à deux lettres du premier transporteur. Si l'envoi implique plusieurs transporteurs, saisissez les codes des deuxième et troisième transporteurs et leurs codes d'aéroport correspondants dans les champs suivants.
14 Monnaie
Indiquer la monnaie utilisée à l'origine, par exemple CNY pour les yuans chinois.
15 Code CHGS (Code des frais)
Cette section est généralement utilisée pour la transmission électronique des informations relatives aux lettres de transport aérien et est généralement laissée en blanc sur les copies papier.
16 WT/VAL (mode de paiement des frais de poids et de valorisation)
PPD (prépayé) signifie que tous les frais sont payés à l'avance, et COLL (Collecte) signifie que les frais sont payés à la destination. En général, la lettre de transport aérien principale porte la mention "PPD", tandis que la lettre de transport intérieur porte la mention "COLL".
17 Autres frais Mode de paiement
Comme pour WT/VAL, indiquez si les autres frais (tels que les frais de manutention) sont prépayés ou perçus.
18 Valeur déclarée pour le transport
Il s'agit de la valeur déclarée des marchandises pour la responsabilité du transporteur. Si aucune valeur n'est déclarée, écrire "N.V.D. (Aucune valeur déclarée).
19 Valeur déclarée en douane
Il s'agit de la valeur commerciale déclarée des marchandises pour le dédouanement. Si les marchandises n'ont pas de valeur commerciale déclarée, écrire "N.C.V. (Pas de valeur commerciale). Si la valeur de la facture est utilisée pour les douanes, écrire "AS PER INV."
20 Aéroport de destination
Indiquez le nom complet ou le code à trois lettres de l'aéroport de destination. En cas d'incertitude, vous pouvez écrire le nom complet de la ville.
21 Vol/Date
Indiquez le numéro du vol et la date de départ. S'il y a une correspondance, indiquez également le numéro et la date du second vol.
22 Montant de l'assurance
Si les marchandises sont assurées par la compagnie aérienne ou le transitaire, indiquez ici le montant assuré. Si aucune assurance n'est fournie, écrivez "NIL" ou "XXX.
23 Informations sur la manipulation
Utilisez cette section pour indiquer toute exigence particulière concernant la manutention des marchandises (par exemple, si les marchandises contiennent des matières dangereuses ou nécessitent un emballage spécial). Les coordonnées de la personne à contacter en cas d'urgence peuvent également être notées ici.
24 No. of Piece RCP (Nombre de pièces et point de combinaison tarifaire)
Indiquez le nombre total de pièces expédiées. PCR désigne le point de combinaison des taux, qui s'applique lorsque des taux différents sont utilisés pour différentes parties de l'envoi.
25 Poids brut
Saisir le poids brut de l'envoi, généralement à une décimale près.
26 Kg lb (unité de poids)
Indiquer l'unité de poids utilisée : "K" pour les kilogrammes ou "L" pour les livres.
27 Classe de taux
Saisissez le code de la classe de taux applicable. Les exemples les plus courants sont les suivants M pour un montant minimum, N pour le taux normal, et Q pour le taux de quantité.
28 Numéro d'article de la marchandise
Si la classe de taux est spécifique à une marchandise, indiquez ici le numéro d'article de la marchandise.
29 Poids facturable
Le poids imposable est le plus élevé entre le poids brut et le poids volumétrique.
30 Taux/Charge
Indiquer le taux par unité de poids facturable.
31 Total
Calculer et saisir le montant total des frais de transport en multipliant le taux par le poids à facturer.
32 Nature et quantité des marchandises
Fournir la description et la quantité des marchandises en détail. S'il s'agit de marchandises dangereuses, elles doivent être énumérées en premier. Il convient d'éviter les termes généraux et d'être aussi précis que possible.
33 Frais de poids
Si les frais de transport sont payés d'avance, indiquez le montant dans le champ Prépayé s'il s'agit d'une collecte, inscrire le montant dans la case Collecter boîte.
34 Frais d'évaluation
Comme pour la taxe au poids, si elle est payée d'avance, il convient d'indiquer la taxe d'évaluation dans la rubrique Prépayé s'il est collecté, utiliser la case Collecter boîte.
35 Impôts
Saisissez le montant de la taxe, les taxes prépayées étant répertoriées sous Prépayées et les taxes collectées sous Collecter.
36 Total des autres charges dues à l'agent
Indiquer le total des autres frais dus à l'agent, selon qu'ils sont payés d'avance ou à l'avance.
37 Total des autres charges dues au transporteur
Indiquer le total des autres frais dus au transporteur, sous Prepaid ou Collect selon le cas.
38 Total prépayé/total perçu
Additionnez le total des frais prépayés et le total des frais d'encaissement et inscrivez-les dans les cases correspondantes.
39 Taux de conversion des devises
Saisir le taux de conversion de la monnaie du pays de destination.
40 Frais CC dans la devise de destination
Calculer et saisir le montant dû dans la devise du pays de destination, sur la base du montant total des frais d'encaissement.
41 Autres charges
Indiquer tous les frais supplémentaires, qu'ils soient payés d'avance ou à l'avance, en utilisant les codes appropriés (par exemple, AWC pour la redevance de la lettre de transport aérien, MYC/FSC pour la surtaxe carburant).
42 Signature de l'expéditeur ou de son agent
Indiquer le nom de l'expéditeur ou du transitaire et apposer une signature ou un cachet.
43 Exécuté à la date, à l'endroit et à la signature de la succursale émettrice
Indiquez la date, le lieu et la signature ou le cachet de l'agence émettrice. Les dates sont généralement écrites au format jour/mois/année.
44 Frais à destination
Cette section est remplie par le transporteur à destination et comprend tous les frais applicables.
45 Total des redevances perçues
Indiquer le montant total des frais d'encaissement dus à l'arrivée.
Ces éléments sont essentiels pour garantir que l'envoi est juridiquement contraignant et conforme aux réglementations internationales en matière de fret aérien. Les LTA sont des instruments non négociables, ce qui signifie qu'elles ne peuvent pas être transférées à une autre partie une fois qu'elles ont été émises.
Qui est chargé de remplir la LTA ?
L'achèvement de l'AWB est une responsabilité partagée entre le expéditeur et le transporteur.
- Les expéditeur est tenu de fournir des informations exactes concernant les marchandises, leur quantité, leur valeur et toute exigence particulière en matière de manutention.
- Les transporteur ajoute des informations relatives aux détails du vol, à la compagnie aérienne et à la destination.
Cette double responsabilité garantit que le document est exact et juridiquement contraignant. La LTA fait office de contrat de bonne foi, définissant les obligations de l'expéditeur et du transporteur et les protégeant en cas de litige.
La signature du transporteur sur la LTA fait office de preuve de réception, garantissant que le transporteur a pris la responsabilité de l'envoi.
Types d'Air Waybills : Master Air Waybill (MAWB) et House Air Waybill (HAWB)
Les chefs d'entreprise qui s'occupent de fret aérien sont confrontés à deux types principaux de LTA : la LTA de base et la LTA de base. Lettre de transport aérien principale (MAWB) et le Lettre de transport aérien (HAWB). Il est essentiel de comprendre les différences entre ces documents pour gérer efficacement la logistique.
- Lettre de transport aérien principale (MAWB):
- Délivré directement par la compagnie aérienne.
- Il s'agit du contrat entre l'expéditeur et la compagnie aérienne.
- Il est utilisé lorsque l'expéditeur passe un contrat directement avec la compagnie aérienne pour le transport.
- Lettre de transport aérien (HAWB):
- Délivré par un transitaire.
- Représente le contrat entre l'expéditeur et le transitaire.
- Utilisé lorsqu'un transitaire consolide les envois de plusieurs expéditeurs en un seul envoi principal.
Ces distinctions sont essentielles pour les chefs d'entreprise lorsqu'ils décident de travailler directement avec une compagnie aérienne ou par l'intermédiaire d'un transitaire.
Comment générer un numéro AWB
Les Numéro de l'AWB est un identifiant unique qui permet de suivre et de documenter l'envoi. Pour les chefs d'entreprise, il est essentiel de comprendre comment générer et gérer un numéro AWB afin d'assurer une gestion logistique efficace.
Les numéros AWB peuvent être générés manuellement ou à l'aide d'outils numériques. De nombreuses entreprises de logistique utilisent des outils tels que le Générateur AWB Extension Chrome, qui génère automatiquement des numéros AWB valides répondant aux normes requises pour l'expédition internationale.
Un numéro AWB se compose de
- Le code de la compagnie aérienne (3 chiffres).
- Un numéro de série (8 chiffres).
Par exemple, un numéro d'AWB peut se présenter comme suit : 123-12345678.
Ce numéro unique permet de suivre l'envoi tout au long de son parcours et assure la transparence pour l'expéditeur, le transporteur et le destinataire.
Pourquoi l'AWB est-il important pour les chefs d'entreprise ?
Pour les chefs d'entreprise, l'AWB joue un rôle crucial en garantissant la sécurité et la légalité du transport de marchandises par voie aérienne. Voici plusieurs raisons pour lesquelles une LTA est essentielle :
- Contrat juridiquement contraignant: La LTA fait office de contrat de transport, protégeant à la fois l'expéditeur et le transporteur en cas de litige concernant des marchandises perdues ou endommagées.
- Dédouanement: La LTA fournit aux autorités douanières les informations nécessaires pour dédouaner les marchandises rapidement et efficacement, réduisant ainsi les délais.
- Suivi: Le numéro AWB permet aux chefs d'entreprise de suivre leurs envois en temps réel, ce qui garantit la transparence et minimise le risque de perte ou de retard des marchandises.
- Documentation: La LTA sert de récépissé des marchandises, garantissant que l'expédition est correctement documentée de l'origine à la destination.
Pour les chefs d'entreprise engagés dans le commerce international, la LTA n'est pas une simple formalité ; c'est un élément essentiel du processus d'expédition qui contribue à réduire les risques et à garantir le respect des réglementations.
Le suivi de l'AWB : comment cela fonctionne-t-il ?
Le suivi des LTA est une fonctionnalité essentielle qui permet aux entreprises de contrôler leurs expéditions à chaque étape du voyage. En utilisant le numéro AWB unique, les expéditeurs et les destinataires peuvent accéder aux mises à jour de suivi via le site web du transporteur ou la plateforme d'un prestataire logistique tiers.
Le suivi offre les avantages suivants :
- Mises à jour en temps réel: Recevoir des informations en direct sur la localisation et le statut de l'envoi.
- Confirmation de livraison: Soyez informé de l'arrivée de l'envoi à sa destination finale.
- Alertes sur les problèmes: En cas de retard ou de problème concernant l'envoi, le suivi permet d'alerter immédiatement l'expéditeur afin qu'il puisse prendre des mesures correctives.
Pour les chefs d'entreprise, le suivi ne consiste pas seulement à savoir où se trouvent les marchandises, mais aussi à garantir l'efficacité et la transparence de la chaîne d'approvisionnement.
Lettre de transport aérien ou lettre de transport : Quelle est la différence ?
Alors que les deux Projet de loi sur les voies aériennes (AWB) et le Lettre de transport (BOL) servent de documents d'expédition, ils présentent des différences importantes, notamment en ce qui concerne les modes de transport qu'ils couvrent et leur statut juridique.
- Projet de loi sur les voies aériennes (AWB):
- Spécifique au fret aérien.
- Non négociable, ce qui signifie qu'il ne peut être transféré à une autre partie.
- Fonctionne comme un reçu, un outil de suivi et un contrat de transport.
- Lettre de transport (BOL):
- Utilisé pour le transport maritime, terrestre et multimodal.
- Peut être négociable, ce qui signifie que la propriété des biens peut être transférée.
- Il sert de preuve de propriété, de contrat de transport et de document de réclamation des marchandises.
Pour les chefs d'entreprise, il est essentiel de savoir quand utiliser une LTA ou un BOL, en fonction du mode de transport et de la nature de l'envoi.
La transition de l'AWB papier à l'e-AWB
Le secteur de la logistique est en pleine transformation numérique, et l'un des changements les plus importants est le passage des LTA sur papier aux LTA sur papier. les banques de données électroniques (e-AWB). Ce changement vise à améliorer l'efficacité et à réduire les erreurs dans le processus d'expédition.
Avantages de l'e-AWB pour les chefs d'entreprise:
- Réduction de la paperasserie: Avec les e-AWB, il n'est pas nécessaire d'imprimer et de signer manuellement des documents physiques, ce qui réduit le travail administratif.
- Un traitement plus rapide: La documentation électronique peut être traitée plus rapidement que les LTA traditionnelles sur papier, ce qui accélère le processus d'expédition.
- Moins d'erreurs: Les formulaires numériques réduisent la probabilité d'erreurs dues à la saisie manuelle des données.
Pour les chefs d'entreprise, l'adoption de l'e-AWB peut se traduire par un gain de temps considérable et une précision accrue des opérations logistiques.
Erreurs courantes à éviter lors de l'utilisation d'un AWB
Même si remplir une LTA peut sembler simple, les chefs d'entreprise commettent souvent des erreurs courantes qui peuvent entraîner des retards, des litiges ou des coûts supplémentaires. Voici quelques erreurs à éviter :
- Informations inexactes: Fournir des informations incorrectes sur l'envoi, comme un mauvais destinataire ou une valeur déclarée erronée, peut entraîner des retards ou des litiges.
- Documentation incomplète: L'absence d'informations critiques, telles que des instructions de manutention spéciales, peut entraîner des problèmes pendant le transport.
- Ignorer les réglementations douanières: Chaque pays a ses propres exigences douanières. Il est essentiel de veiller à ce que votre LTA soit conforme à ces réglementations pour que l'expédition se déroule sans encombre.
- Oublier d'assurer l'envoi: Le fait de ne pas inclure les détails de l'assurance dans les LTA laisse l'envoi sans protection en cas de dommage ou de perte.
En évitant ces erreurs, les chefs d'entreprise peuvent garantir un processus d'expédition plus fluide et plus efficace.
Conclusion
En conclusion, la lettre de transport aérien (LTA) est un document indispensable pour les entreprises impliquées dans les transports aériens internationaux. En garantissant que les marchandises sont expédiées en toute sécurité et en temps voulu, et en fournissant un cadre juridique pour le transport, la LTA joue un rôle crucial dans la logistique moderne. En comprenant ses exigences, ses types et ses capacités de suivi, les entreprises peuvent rationaliser leurs processus d'expédition et éviter des erreurs coûteuses.
Pour les entreprises qui expédient des marchandises par voie aérienne, la LTA est plus qu'un simple document : c'est un outil essentiel pour garantir que les envois arrivent à temps et en toute sécurité, et que toutes les exigences légales sont respectées.
