Nell'economia globale di oggi, gli imprenditori devono spedire merci a livello internazionale con efficienza, trasparenza e sicurezza. Per facilitare le spedizioni aeree, uno dei documenti più importanti che i titolari di aziende devono conoscere è la Lettera d'incarico per le vie aeree (AWB). Nonostante la sua importanza, molti imprenditori non sono consapevoli di come la AWB influisca sulla loro logistica, dalla conformità all'efficacia dei costi.
In questa guida completa, approfondiremo cos'è una AWB, i suoi componenti e i diversi tipi, come i proprietari di aziende possono generare una AWB e come evitare gli errori più comuni che possono portare a costosi errori o ritardi.
Che cos'è una lettera di trasporto aereo (AWB)?
La lettera di vettura aerea (AWB) è un documento di trasporto legalmente vincolante che fornisce informazioni dettagliate sulle merci spedite per via aerea. Agisce come un contratto tra il mittente e il vettore e funge da ricevuta della merce. Le AWB assicurano che la spedizione sia conforme alle normative e raggiunga la destinazione in modo sicuro, il che le rende essenziali per le aziende coinvolte nel commercio internazionale.
L'AWB svolge diverse funzioni cruciali per il trasporto aereo:
- Si tratta di un contratto di trasporto tra il caricatore e il vettore.
- Serve come prova di ricezione da parte del vettore.
- Offre dettagli di tracciamento sia per il mittente che per il destinatario.
- Assicura che la spedizione sia conforme alle normative internazionali sul trasporto aereo.
Gli imprenditori che si occupano di trasporto aereo devono capire come compilare accuratamente una AWB, in quanto facilita lo sdoganamento e garantisce un processo di spedizione senza intoppi.
Quali sono i requisiti per una lettera di trasporto aereo (AWB)?
Affinché un AWB sia valido, deve includere una serie di dettagli specifici. Questi dettagli sono fondamentali per la tracciabilità e la conformità, assicurando che le merci si muovano senza problemi attraverso la dogana e raggiungano la loro destinazione senza problemi.
Gli elementi chiave di una AWB includono:
01 MAWB NO. (Numero di Lettera di Vettura Master)
Il numero della lettera di vettura aerea principale è composto da 11 cifre. Le prime 3 cifre rappresentano il codice a tre cifre della compagnia aerea, mentre le ultime 8 cifre sono costituite dal codice di sequenza della lettera master. L'ultima cifra è una cifra di controllo, calcolata come il resto delle prime 7 cifre diviso per 7. La cifra di controllo può essere solo un numero compreso tra 0 e 6. Inoltre, in genere è presente una cifra di controllo. Inoltre, tra la terza e la quarta cifra è presente un codice aeroportuale di tre lettere.
02 HAWB NO. (Numero di lettera di vettura aerea)
Il numero della lettera di vettura aerea interna è solitamente indicato nell'angolo superiore destro e inferiore destro della lettera di vettura interna. Non ha un formato fisso e viene creato dallo spedizioniere. Può includere abbreviazioni del nome dello spedizioniere o altre lettere rappresentative. Se si tratta di una lettera di vettura principale, in questo campo viene visualizzato il numero principale.
03 Nome e indirizzo del mittente
Compilare il modulo nome e cognome del mittente, indirizzo e informazioni di contatto (ad esempio, numero di telefono, fax, e-mail). Il Numero di conto del mittente/esportatore non è generalmente richiesto, a meno che il vettore non lo richieda espressamente.
04 Lettera di vettura aerea emessa da
Per le lettere di vettura principali, questa sezione riporta il nome, il logo o il codice della compagnia aerea, a indicare che la lettera di vettura aerea è stata emessa dalla compagnia aerea. Per le lettere di vettura interne, questa sezione riporta il titolo, il logo o un altro identificativo dello spedizioniere, a indicare che la lettera è stata emessa dallo spedizioniere. Il termine "Non negoziabile" significa che la lettera di trasporto aereo non è trasferibile.
05 Nome e indirizzo del destinatario
Inserire il nome e cognome del destinatario, indirizzo e informazioni di contatto (ad esempio, telefono, fax, e-mail). Il Numero di conto del destinatario di solito non è necessario, a meno che non sia espressamente richiesto.
06 AVVISARE LA PARTE
Questa sezione si riferisce alla parte che deve essere informata all'arrivo della spedizione. Nel caso delle lettere di vettura interne, si tratta dell'agente che deve essere informato a destinazione. Se il destinatario è l'agente, si può scrivere "SAME AS CONSIGNEE". Per le lettere di vettura principali, questa sezione di solito elenca il nome e la città dell'agente del vettore emittente, compresi i dettagli di contatto dell'agente.
07 Codice IATA dell'agente
Inserire il codice CASS (Cargo Accounts Settlement System) dello spedizioniere IATA. Alcune compagnie aeree utilizzano questo codice per la gestione interna del sistema.
08 Numero di conto
Questa sezione si riferisce al conto di regolamento IATA dello spedizioniere. Deve essere compilata se richiesta dalla compagnia aerea.
09 Informazioni contabili
Questo campo comprende spesso termini come "TRASPORTO PREPAGATO" o "TRASPORTO A CARICO DEL DESTINATARIO" per indicare le modalità di pagamento del trasporto. Se il trasporto viene pagato in contanti o con assegno, annotarlo qui.
10 Aeroporto di partenza
Inserire il codice di tre lettere o il nome completo dell'aeroporto di partenza, ad esempio CA
11 Numero di riferimento
Si utilizza per fare riferimento a eventuali certificati o documenti pertinenti. Se non ci sono, lasciare in bianco.
12 Per (aeroporto di destinazione)
Inserire il codice a tre lettere dell'aeroporto di destinazione. Se il volo prevede il transito, inserire il codice del primo aeroporto di transito.
13 Da parte di First Carrier-To-By-To-By
Inserire il codice a due lettere del primo vettore. Se la spedizione coinvolge più vettori, inserire i codici del secondo e del terzo vettore e i codici aeroportuali corrispondenti nei campi seguenti.
14 Valuta
Indicare la valuta utilizzata all'origine, ad esempio CNY per lo yuan cinese.
15 Codice CHGS (Codice di addebito)
Questa sezione è generalmente utilizzata per la trasmissione elettronica delle informazioni della lettera di trasporto aereo e di solito viene lasciata in bianco sulle copie cartacee.
16 WT/VAL (Metodo di pagamento per l'addebito del peso/valutazione)
PPD (prepagato) significa che tutte le spese sono pagate in anticipo e COLL (Raccogliere) significa che le spese vengono pagate a destinazione. Di solito, la lettera di vettura aerea principale è contrassegnata come "PPD", mentre la lettera di vettura interna è contrassegnata come "COLL".
17 Altre spese Metodo di pagamento
Analogamente a WT/VAL, indicare se altri oneri (come le spese di gestione) sono prepagati o riscossi.
18 Valore dichiarato per il trasporto
Questo è il valore dichiarato della merce per la responsabilità del vettore. Se non viene dichiarato alcun valore, scrivere "N.V.D." (Nessun valore dichiarato).
19 Valore dichiarato in dogana
Questo è il valore commerciale dichiarato della merce per lo sdoganamento. Se la merce non ha un valore commerciale dichiarato, scrivere "N.C.V" (Nessun valore commerciale). Se il valore della fattura viene utilizzato per la dogana, scrivere "COME DA INV."
20 Aeroporto di destinazione
Inserire il nome completo o il codice di tre lettere dell'aeroporto di destinazione. Se non si è sicuri, si può scrivere il nome completo della città.
21 Volo/Data
Inserire il numero del volo e la data di partenza. Se c'è una coincidenza, includere anche il numero e la data del secondo volo.
22 Importo dell'assicurazione
Se la merce è assicurata dalla compagnia aerea o dallo spedizioniere, inserire qui l'importo assicurato. Se non è prevista alcuna assicurazione, scrivere "NULLA" o "XXX."
23 Informazioni sulla manipolazione
Utilizzare questa sezione per includere eventuali requisiti speciali di movimentazione della merce (ad esempio, se la merce contiene materiali pericolosi o richiede un imballaggio speciale). In questa sezione è possibile annotare anche i dati del contatto di emergenza.
24 Numero di pezzi RCP (numero di pezzi e punto di combinazione del tasso)
Indicare il numero totale di pezzi da spedire. RCP si riferisce al punto di combinazione delle tariffe, che si applica quando vengono utilizzate tariffe diverse per parti diverse della spedizione.
25 Peso lordo
Inserire il peso lordo della spedizione, di solito con una cifra decimale.
26 Kg lb (unità di peso)
Indicare l'unità di peso utilizzata: "K" per i chilogrammi o "L" per chili.
27 Classe di tariffa
Inserire il codice della classe tariffaria applicabile. Esempi comuni sono M per il costo minimo, N per il tasso normale e Q per il tasso di quantità.
28 Prodotto Voce n.
Se la classe tariffaria è specifica per la merce, inserire qui il numero della voce della merce.
29 Peso addebitabile
Il peso imponibile è il maggiore tra il peso lordo e il peso volumetrico.
30 Tariffa/canone
Inserire la tariffa per unità di peso imponibile.
31 Totale
Calcolare e inserire il totale delle spese di trasporto moltiplicando la tariffa per il peso imponibile.
32 Natura e quantità dei beni
Fornire la descrizione e la quantità delle merci in modo dettagliato. Se si tratta di merci pericolose, queste devono essere elencate per prime. Evitare termini generici; essere il più specifici possibile.
33 Peso
Se il nolo è prepagato, inserire l'importo nel campo Prepagato Se si tratta di un incasso, inserire l'importo nella casella Raccogliere scatola.
34 Onere di valutazione
Analogamente alla tariffa del peso, se prepagata, inserire la tariffa di valutazione nel campo Prepagato se raccolto, utilizzare la casella Raccogliere scatola.
35 Imposta
Inserire l'importo delle imposte, con le imposte prepagate elencate sotto Prepagate e le imposte da riscuotere sotto Riscossione.
36 Totale altri oneri dovuti all'agente
Inserire il totale delle altre spese dovute all'agente, a seconda che siano prepagate o a incasso.
37 Totale altri oneri dovuti al vettore
Inserire il totale delle altre spese dovute al vettore, alla voce Prepagato o Incasso, a seconda dei casi.
38 Totale prepagato/Totale incassato
Sommare il totale delle spese prepagate e il totale delle spese di incasso e inserirle nelle rispettive caselle.
39 Tassi di conversione della valuta
Inserire il tasso di conversione della valuta del Paese di destinazione.
40 Spese di CC nella valuta di destinazione
Calcolare e inserire l'importo dovuto nella valuta del Paese di destinazione, in base al totale delle spese di incasso.
41 Altri oneri
Elencare eventuali spese aggiuntive, sia prepagate che a carico del destinatario, utilizzando i codici appropriati (ad esempio, AWC per la tassa sulla lettera di vettura aerea, MYC/FSC per il supplemento carburante).
42 Firma del mittente o del suo agente
Inserire il nome del mittente o dello spedizioniere e apporre una firma o un timbro.
43 Eseguito alla data, nel luogo e con la firma della filiale emittente.
Inserire la data, il luogo e la firma o il timbro della filiale emittente. Le date sono generalmente scritte nel formato giorno/mese/anno.
44 Spese a destinazione
Questa sezione viene compilata dal trasportatore a destinazione e comprende le spese applicabili.
45 Totale oneri di riscossione
Inserire il totale delle spese di riscossione da pagare all'arrivo.
Questi elementi sono essenziali per garantire che la spedizione sia legalmente vincolante e segua le normative internazionali sul trasporto aereo. Le AWB sono strumenti non negoziabili, il che significa che non possono essere trasferite a un'altra parte una volta emesse.
Chi è responsabile della compilazione dell'AWB?
La compilazione della AWB è una responsabilità condivisa tra il spedizioniere e il vettore.
- Il spedizioniere è responsabile di fornire informazioni accurate sulla merce, sulla sua quantità, sul suo valore e su eventuali requisiti speciali di movimentazione.
- Il vettore aggiunge informazioni relative ai dettagli del volo, alla compagnia aerea e alla destinazione.
Questa doppia responsabilità garantisce che il documento sia accurato e legalmente vincolante. L'AWB funge da contratto di buona fede, delineando gli obblighi del mittente e del vettore e tutelandoli in caso di controversie.
La firma del vettore sull'AWB funge da prova di ricezione e garantisce che il vettore si sia assunto la responsabilità della spedizione.
Tipi di lettere di vettura aerea: Master Air Waybill (MAWB) e House Air Waybill (HAWB).
I proprietari di aziende che si occupano di trasporto aereo si imbattono in due tipi principali di AWB: il Lettera di vettura aerea principale (MAWB) e il Lettera di vettura aerea (HAWB). Comprendere le differenze tra questi documenti è fondamentale per gestire efficacemente la logistica.
- Lettera di vettura aerea principale (MAWB):
- Rilasciato direttamente dalla compagnia aerea.
- Serve come contratto tra lo spedizioniere e la compagnia aerea.
- Si usa quando il mittente contratta direttamente con la compagnia aerea per il trasporto.
- Lettera di vettura aerea (HAWB):
- Rilasciato da uno spedizioniere.
- Rappresenta il contratto tra il mittente e lo spedizioniere.
- Si usa quando uno spedizioniere consolida le spedizioni di più mittenti in un'unica spedizione principale.
Queste distinzioni sono fondamentali per gli imprenditori che decidono se lavorare direttamente con una compagnia aerea o tramite uno spedizioniere.
Come generare un numero AWB
Il Numero AWB è un identificativo unico che consente di tracciare e documentare la spedizione. Per gli imprenditori, capire come generare e gestire un numero AWB è fondamentale per una gestione logistica efficace.
I numeri AWB possono essere generati manualmente o attraverso strumenti digitali. Molte aziende di logistica utilizzano strumenti come Generatore AWB Estensione per Chrome che genera automaticamente numeri AWB validi e conformi agli standard richiesti per le spedizioni internazionali.
Un numero AWB è composto da:
- Il codice della compagnia aerea (3 cifre).
- Un numero di serie (8 cifre).
Ad esempio, un numero AWB potrebbe avere il seguente aspetto: 123-12345678.
Questo numero unico viene utilizzato per tracciare la spedizione durante tutto il suo percorso e fornisce trasparenza al mittente, al vettore e al destinatario.
Perché l'AWB è importante per i proprietari di aziende?
Per gli imprenditori, l'AWB svolge un ruolo cruciale nel garantire un trasporto aereo sicuro e legale delle merci. Ecco alcuni motivi per cui una AWB è essenziale:
- Contratto legalmente vincolante: La AWB funge da contratto di trasporto e tutela sia il mittente che il vettore in caso di controversie su merci perse o danneggiate.
- Sdoganamento: La AWB fornisce alle autorità doganali le informazioni necessarie per sdoganare le merci in modo rapido ed efficiente, riducendo i ritardi.
- Tracciamento: Il numero AWB consente ai proprietari di aziende di tracciare le loro spedizioni in tempo reale, garantendo trasparenza e riducendo al minimo il rischio di merci perse o in ritardo.
- Documentazione: L'AWB funge da ricevuta della merce, assicurando che la spedizione sia correttamente documentata dall'origine alla destinazione.
Per gli imprenditori che si occupano di commercio internazionale, la AWB non è solo una formalità: è una parte fondamentale del processo di spedizione che aiuta a ridurre i rischi e a garantire la conformità alle normative.
Tracciamento AWB: come funziona?
La tracciabilità AWB è una funzione essenziale che consente ai proprietari di aziende di monitorare le spedizioni in ogni fase del viaggio. Utilizzando il numero AWB univoco, i mittenti e i destinatari possono accedere agli aggiornamenti sulla tracciabilità attraverso il sito web del vettore o la piattaforma di un fornitore di logistica terzo.
Il tracciamento offre i seguenti vantaggi:
- Aggiornamenti in tempo reale: Ricevere informazioni in tempo reale sulla posizione e sullo stato della spedizione.
- Conferma di consegna: Ricevere una notifica quando la spedizione arriva alla destinazione finale.
- Avvisi di problemi: In caso di ritardi o problemi con la spedizione, il tracciamento consente di ricevere avvisi immediati, in modo che il mittente possa adottare misure correttive.
Per i proprietari di aziende, la tracciabilità non è solo una questione di sapere dove si trovano le merci, ma anche di garantire che la catena di fornitura rimanga efficiente e trasparente.
Lettera di vettura aerea vs. polizza di carico: Qual è la differenza?
Mentre entrambi i Lettera d'incarico per le vie aeree (AWB) e il Polizza di carico (BOL) I documenti di spedizione si differenziano in modo significativo, in particolare per quanto riguarda le modalità di trasporto e il loro status giuridico.
- Lettera d'incarico per le vie aeree (AWB):
- Specifico per il trasporto aereo.
- Non negoziabile, ovvero non trasferibile a terzi.
- Funziona come ricevuta, strumento di tracciabilità e contratto di trasporto.
- Polizza di carico (BOL):
- Utilizzato per il trasporto marittimo, terrestre e multimodale.
- Possono essere negoziabili, il che significa che la proprietà dei beni può essere trasferita.
- Serve come prova di proprietà, contratto di trasporto e documento per la rivendicazione delle merci.
Per gli imprenditori, sapere quando utilizzare un AWB o un BOL è fondamentale, a seconda della modalità di trasporto e della natura della spedizione.
La transizione dalla AWB cartacea alla e-AWB
Il settore della logistica sta subendo una trasformazione digitale e uno dei cambiamenti più significativi è il passaggio dalle AWB cartacee alle AWB di tipo cartaceo. AWB elettronici (e-AWB). Questo turno è stato progettato per migliorare l'efficienza e ridurre gli errori nel processo di spedizione.
Vantaggi degli e-AWB per i proprietari di aziende:
- Riduzione della documentazione cartacea: Con gli e-AWB non è necessario stampare e firmare manualmente i documenti fisici, riducendo il lavoro amministrativo.
- Elaborazione più rapida: La documentazione elettronica può essere elaborata più rapidamente delle tradizionali AWB cartacee, accelerando il processo di spedizione.
- Meno errori: I moduli digitali riducono la probabilità di errori causati dall'inserimento manuale dei dati.
Per gli imprenditori, l'adozione degli e-AWB può comportare un notevole risparmio di tempo e una maggiore precisione nelle operazioni logistiche.
Errori comuni da evitare quando si usa un AWB
Anche se la compilazione di una AWB può sembrare semplice, gli imprenditori spesso commettono errori comuni che possono portare a ritardi, controversie o costi aggiuntivi. Ecco alcuni errori chiave da evitare:
- Informazioni imprecise: Fornire dettagli errati sulla spedizione, come ad esempio un destinatario sbagliato o un valore dichiarato errato, può causare ritardi o controversie.
- Documentazione incompleta: La mancata inclusione di informazioni critiche come le istruzioni speciali per la movimentazione può causare problemi durante il trasporto.
- Ignorare i regolamenti doganali: Ogni Paese ha i propri requisiti doganali. Assicurarsi che la vostra AWB sia conforme a queste normative è fondamentale per una spedizione senza problemi.
- Dimenticare di assicurare la spedizione: Se non si includono i dettagli dell'assicurazione nell'AWB, la spedizione non è protetta in caso di danni o perdite.
Evitando questi errori, gli imprenditori possono garantire un processo di spedizione più fluido ed efficiente.
Conclusione
In conclusione, la lettera di vettura aerea (AWB) è un documento indispensabile per gli imprenditori che si occupano di spedizioni aeree internazionali. Dal garantire che le merci siano spedite in modo sicuro e puntuale al fornire un quadro legale per il trasporto, la AWB svolge un ruolo cruciale nella logistica moderna. Comprendendone i requisiti, i tipi e le capacità di tracciamento, le aziende possono ottimizzare i processi di spedizione ed evitare costosi errori.
Per le aziende che spediscono merci per via aerea, l'AWB è più di un semplice documento: è uno strumento fondamentale per garantire che le spedizioni arrivino in modo sicuro e puntuale, rispettando tutti i requisiti legali.
